e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, saklanabilen ve iletilen fatura türüdür. e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya nihai tüketicilere kesilen faturaların dijital ortamda düzenlenmesini sağlar. Kağıt faturanın yasal karşılığı olan e-Arşiv fatura, işletmelerin basım, postalama ve arşivleme maliyetlerini önemli ölçüde azaltırken, GİB'e anlık bildirim yapılmasıyla vergi süreçlerinin şeffaflaşmasına katkı sağlar.
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar
e-Fatura ve e-Arşiv fatura sıklıkla karıştırılmakla birlikte, temelde farklı uygulamalardır. e-Fatura, her iki tarafın da e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda kullanılır ve fatura GİB üzerinden karşı tarafa iletilir. e-Arşiv fatura ise alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı veya nihai tüketici olduğu durumlarda düzenlenir. e-Arşiv faturalar GİB portalı üzerinden raporlanır ancak doğrudan GİB üzerinden teslim edilmez; bunun yerine e-posta, SMS veya kağıt çıktı yoluyla alıcıya ulaştırılır. Her iki sistem de UBL-TR formatında XML belge üretir ve mali mühür veya e-imza ile güvence altına alınır.
Yasal Zorunluluklar ve Geçiş Süreleri
GİB tarafından yayımlanan tebliğler kapsamında, brüt satış hasılatı belirlenen limitleri aşan işletmeler e-Arşiv fatura uygulamasına geçmekle yükümlüdür. 2026 yılı itibarıyla e-Arşiv fatura kullanım zorunluluğu kapsamı genişletilmiş olup, e-Ticaret faaliyeti yürüten tüm işletmeler, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmalar ile belirli meslek grupları zorunlu geçiş kapsamına alınmıştır. Yasal sürelere uyulmaması durumunda özel usulsüzlük cezaları uygulanmaktadır.
Logo Yazılım ile e-Arşiv Fatura Entegrasyonu
Logo GO Wings, Logo Tiger 3 ve Logo Tiger 3 Enterprise ürünleri, e-Arşiv fatura süreçlerini doğrudan ERP içinden yönetmenize olanak tanır. Fatura oluşturma, GİB'e raporlama, alıcıya iletim ve arşivleme işlemleri tek ekrandan gerçekleştirilebilir. Logo'nun GİB onaylı entegratör altyapısı sayesinde ek bir entegratör anlaşmasına gerek kalmadan e-Arşiv faturalarınızı kesebilirsiniz. Ayrıca e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Müstahsil makbuzu gibi diğer e-Dönüşüm belgeleri de aynı platform üzerinden yönetilebilir.
Bir Teknoloji ile e-Dönüşüm Desteği
Bir Teknoloji olarak Logo Yazılım yetkili bayi kimliğimizle, işletmenizin e-Arşiv fatura ve diğer e-Dönüşüm süreçlerine geçişini uçtan uca yönetiyoruz. GİB başvuru süreçlerinden yazılım konfigürasyonuna, mali mühür teminine kullanıcı eğitimlerine kadar tüm adımlarda yanınızdayız. Mevcut muhasebe sisteminizden Logo ERP'ye veri aktarımı ve e-Arşiv fatura entegrasyonu için bizimle iletişime geçebilirsiniz.